随着技术的发展和大数据时代的到来，现在信息收集、管理和服务手段都会与传统档案管理模式不同。建设智慧档案馆，实现档案工作对电子文件和电子档案真实、可靠、完整和安全的管理，是国家经济发展对档案工作的必然要求，也是对智慧档案事业发展的客观需求。
一般来说，智慧档案馆是指采用RFID射频识别技术，能对实体档案进行存、查、借、还、放等流通环节进行全面数据可视化的查询和管理。利用物联网、云计算技术，实现档案信息智慧化处理，档案库房智能感知与控制。其建设应从多个维度进行综合考量，包含智能装具系统、环境控制系统以及档案室安防系统等。
RFID作为一种非接触式的自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，具有非接触、工作距离远、精度高、信息收集处理自动快捷及环境适应性好等一系列优点，不仅能取代传统的手工录入方式，大大提升运营效率，更由于其先进的自动识别功能，能轻易地获取原先人工难以采集的档案数据，完成对档案的实体管理。
智慧档案馆装具通常以智能密集架为主，智能密集架，固定列和移动列配有控制器，采用ARM嵌入式硬件架构，搭载Android操作系统。在完成档案资料存储的同时还具有智能化控制、语音操控架体以及数据传输加密等功能。值得一提的是，智能密集架设计的红外传感保护装置，给档案人员的工作带去足够的安全保障。
针对档案的存放管理，国家档案局在1987年也做出了相关规定，其温度、湿度以及空气环境都有明确的要求。在智慧档案馆建设中，智慧档案库房建设也十分重要。通过智慧化系统接入库房检测模块与相关温湿度硬件设备等，实现对档案库房温湿度、微生物、二氧化碳、颗粒物进行监测治理，满足档案存放条件，保护档案人健康。
先进的安防系统也是智慧档案馆建设的关键，先进的传感技术、自动控制技术以及网络技术构成智能管理网络。其中包含的漏水检测报警、门禁监测、视频监测、温湿度监控等模块，保障设备稳定运行和档案安全。
